اداره تحصیلات تکمیلی علوم پایه یکی از ادارات مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه می باشد که کارکنان شاغل در آن با اهتمام در حفظ شأن دانشجویان در چهارچوب مقررات آموزشی و وظایف محوله با رعایت اصل امانتداری حسب مورد به ارائه خدمات به دانشجویان شاغل در حد فاصل از ثبت نام تا فارغ التحصیلی می پردازند. نظارت بر اجرای مقررات آموزشی در دانشکده ها که عنصری اساسی در حفظ کیفیت امر آموزش میباشد از جمله وظایف این اداره می باشد، مهمترین خدمات اداره تحصیلات تکمیلی علوم پایه بدین شرح می باشد.
شرح وظایف کارشناسان اداره تحصیلات تکمیلی علوم پایه (ثبت نام)
پذیرفته شدگان مقاطع کارشناسی ارشد،PhD
بعدازاعلام نتایج، کلیه پذیرفته شدگان موظفندبعد از ثبت نام اینترنتی و دریافت فرمها در تاریخ ها و مکان های تعیین شده و بادردست داشتن مدارک ذیل جهت ثبت نام مراجعه نمایند.
بدیهی است چنانچه پذیرفته شدگان به هردلیل جهت ثبت نام مراجعه ننمایند منصرف ازتحصیل تلقی می شوند
1- اصل شناسنامه بانضمام دو برگ کپی از تمام صفحات آن
2-اصل کارت ملی بانضمام دو برگ کپی آن
3- اصل دانشنامه و یاگواهی فراغت از تحصیل مقاطع قبلی بانضمام دو برگ کپی
4-اصل ریزنمرات مقطع قبلی بانضمام کپی آن
5- اصل و کپی مدرک زبان (برای دانشجویانPh.D)
6- ارائه گواهی وضعیت طرح نیروی انسانی
7- مدرکی که وضعیت نظام وظیفه رامشخص میکند(کارت پایان خدمت، معافیت دائم ، نظامی و...)
8- اصل گواهی پایان یامعافیت ویاترخیص ازطرح بانضمام دوبرگ کپی آن
9-اصل گواهی صندوق رفاه دانشجویان بانضمام دوبرگ کپی
10-ارائه موافقت نامه بدون قید و شرط ازبالاترین مقام مسئول اداری مبنی برموافقت باثبت نام وادامه تحصیل برای کلیه پذیرفته
شدگانی که کارمند وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی و موسسات وابسته میباشند و نیز شاغلین رسمی و یا پیمانی سایر
سازمانها که ازسهمیه آزاد استفاده نموده اند بانضمام یک برگ کپی
11- ارائه حکم ماموریت آموزشی و یامرخصی بدون حقوق حداکثر تاپایان نیمسال اول سال تحصیلی که شامل کلیه مربیان و کارمندان رسمی و
پیمانی می گردد.
12- ارائه اصل سند تعهد محضری شماره 1 و 2 از پذیرفته شدگان سهمیه آزاد
* جهت دانشجویانی که مدرک و ریزنمرات مقطع قبلی خود را دریافت ننموده اند از دانشگاه قبلی استعلام می شود.
2. بررسی درخواستهای انتقال،جابجایی و میهمانی از دانشگاه های دیگر به این دانشگاه و دانشجویان این دانشگاه به سایر دانشگاهها و مکاتبات مربوط به آن
ترخیص از نظام وظیفه : با مراجعه پذیرفته شده و مشخص نمودن واحد مربوطه مکاتبه جهت ترخیص صورت می پذیرد . ارائه
برگه ترخیص جهت ثبت نام در کلیه مقاطع الزامی است.
ثبت نام از دانشجویان تبدیل بورس خارج به داخل در مقطع Ph.D
با ارائه نامه از دفتر معاونت آموزشی و مدارک اعلام شده به شرح بالا صورت می پذیرد
دانشجویان انتقالی ازدانشگاه های داخل کشور(کمیسیون موارد خاص و...)
1-اصل موافقت نامه وزارت بهداشت درمان وآموزش پزشکی و یکبرگ کپی
2-اصل موافقت دانشگاه مبداء و مقصد
3 -اصل کارت ملی ودوبرگ کپی
4- دو قطعه عکس
* پس از ارائه مدارک فوق به دانشکده مربوطه معرفی می گردد .و ازدانشگاه مبدا مدارک استعلام می شود.
انتقال،جابجایی، تغییر رشته دانشجویان در مقاطع کارشناسی ارشد و Ph.D ممنوع میباشد
دانشجویان این دانشگاه که متقاضی میهمانی یا انتقال به سایر دانشگاه ها می باشند
باید تقاضای خود را به دانشکده ارائه و فرم میهمانی یا انتقالی پس از تائید دانشکده به این مدیریت تحویل تاجهت بررسی و اظهار نظر به دانشگاه مربوطه ارسال گردد.
میهمانی از سایر دانشگاه ها به این دانشگاه
دانشجوی متقاضی میهمانی ازشهرستان به این دانشگاه باید فرم میهمانی خود را که حاوی دروس پیشنهادی در نیمسال مورد تقاضا میباشد از دانشگاه مبدا دریافت و جهت طرح درکمیسیون نقل و انتقالات که در بهمن ماه و مرداد ماه تشکیل می شود به این اداره ارائه نماید. نتیجه کمیسیون به دانشگاه مبدا و در صورت موافقت به دانشکده مربوطه اعلام می گردد.
انتقال دانشجو در مقطع کارشناسی ارشدو Ph.Dبا مجوز وزارت متبوع صورت می گیرد.
3. محاسبه شهریه دانشجویان مشمول پرداخت شهریه ، اخذ آن و اعلام به معاونت آموزشی و دانشکده مربوطه
محاسبه شهریه دانشجویان مشمول پرداخت شهریه
کلیه شهریه ها به حساب شماره 2137879018006 بانک رفاه شعبه دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی (کد شعبه 196) به نام معاونت آموزشی دانشگاه واریزگردد.
- دانشجویان مقطعPh.d سهمیه مازاد
بر اساس آئین نامه مصوب 86/5/31 شورای معین شورای عالی برنامه ریزی علوم پزشکی با پذیرش دانشجو در مقطع پی اچ دی سهمیه مازاد از سال تحصیلی87/86 موافقت شد . و بر اساس مکاتبه 86/12/13 مرکز خدمات آموزشی وزارت متبوع شهریه این دانشجویان جهت کل دوره 20 میلیون تومان می باشد که دانشجویان جهت هر ترم مبلغ 2/5 میلیون تومان باید بپردازند. این شهریه توسط دانشگاه محل خدمت دانشجو و یا با تنظیم تفاهم نامه پرداخت میشود و یادانشجو شخصا پرداخت می نماید.
4. بررسی پذیرش اتباع خارجی
5. صدور و ارائه کارت دانشجویی کامپیوتری
-1 تکمیل سما و الصاق عکس
-2 اعلام به حراست توسط امور تحصیلات تکمیلی
3-صدور کارت توسط حراست ، ارسال به امور تحصیلات تکمیلی و ارسال به دانشکده مربوطه
* - جهت صدور کارت دانشجوئی المثنی ارائه گواهی اشتغال به تحصیل از دانشکده و تکمیل فرم مربوطه ضروری است
-1 درخواست معافیت تحصیلی : تکمیل فرم پیوست ب توسط دانشکده ، ارسال به امور تحصیلات تکمیلی و ارائه به دانشجو جهت تحویل به پلیس +10
* - بعد از دریافت معافیت تحصیلی به امور تحصیلات تکمیلی تحویل گردد.
-2 اعلام اخراج و انصراف به نظام وظیفه: پس از صدور حکم توسط اداره تحصیلات تکمیلی علوم پایه (امتحانات) مراتب توسط فرم مربوطه به نظام وظیفه اعلام می گردد.
-3 اعلام انتقال به نظام وظیفه : پس از تسویه حساب دانشجو و ضمن ارسال مدارک تحصیلی به دانشگاه مقصد مراتب به نظام وظیفه اعلام می گردد.
-4 اعلام فراغت از تحصیل به نظام وظیفه : پس از اعلام فراغت ازتحصیل توسط اداره تحصیلات تکمیلی علوم پایه (امتحانات) و ارسال پرونده به این اداره مراتب به نظام وظیفه اعلام می گردد.
-5 گواهی اشتغال به تحصیل : با ارائه گواهی اشتغال به تحصیل از دانشکده مراتب به نظام وظیفه اعلام می گردد
7. اعلام تغییرات شناسنامه ای به مرکز سنجش وزارت متبوع و دانشکده
دانشجو با همراه داشتن اصل شناسنامه و کپی از تمام صفحات آن مراجعه و مراتب به مرکز سنجش وزارت متبوع، دانشکده ، امور دانشجوئی و واحد رایانه اعلام می گردد
*- جهت تعویض کارت دانشجوئی ارائه گواهی اشتغال به تحصیل الزامی است
8. .درخواست ظرفیت پذیرش دانشجو در مقاطع کارشناسی ارشد و Ph.D از دانشکده ها ، طرح در شورای آموزشی دانشگاه و اعلام ظرفیت به پرتال وزارت متبوع .
9. تنظیم قراردادهای آموزشی با سایر موسسات .
10. بررسی و ثبت نام از دانشجویان انتقالی و تکمیل دوره از خارج کشور در صورت ارائه مکاتبه از وزارت متبوع .
11. تهیه و تنظیم صورت جلسات کمیسیون نقل و انتقالات دانشگاه و کمیسیون پذیرش اتباع خارجی
12. مکاتبه با هسته تحقیق و نظردهی دانشگاه در خصوص دانشجویان مقطع ارشد و Ph.D و پاسخ از هسته تحقیق و اعلام آن به دانشکده های مربوطه
شرح وظایف کارکنان و کارشناسان در اداره تحصیلات تکمیلی علوم پایه (امتحانات)
زمان : 30 دقیقه
2. بررسی ریز نمرات و سوابق تحصیلی دانشجویان در پایان دوره تحصیلی
زمان : در حالت معمول یک ساعت و در اوج اینگونه موارد زمان بیشتری طول میکشد
3. تمدید اقامت دانشجویان اتباع خارجی
زمان : 30 دقیقه
4. ارسال ریزنمرات دانشجویان به دانشکده ها و موسسات ذیربط
زمان : در حالت معمول یک ساعت و در اوج اینگونه موارد زمان بیشتری طول میکشد
5.تهیه گزارش وضعیت تحصیلی دانشجویان برای کمیسیون بررسی موارد خاص دانشگاه
زمان : یک روز کاری
6. خروج از کشور جهت انجام زیارت شامل کشورهای سوریه ، عربستان، عراق (بمدت 30 روز)
زمان : در صورت پیگیری انجام مراحل توسط دانشجو یک روز کاری
10.صدور حکم انصراف و یا اخراج از تحصیل
زمان : یک روز کاری
11.صدور گواهی برای آزمون مقطع بالاتر
زمان : 30 دقیقه
12.صدور معرفی نامه جهت گذراندن سمینار، پروژه، پایان نامه و یا تکمیل آماری
زمان : 30 دقیقه
زمان : 30 دقیقه
14. بررسی ماموریت آموزشی یا مرخصی بدون حقوق دانشجویان
زمان : یک ساعت
.15 راه اندازی و تاسیس رشته های تحصیلی و گروه های آموزشی
17. اعلام وضعیت تحصیلی دانشجویان شاغل به تحصیل به محل خدمت
1. صدور گواهی اشتغال به تحصیل
1- دریافت گواهی اشتغال به تحصیل از دانشکده
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی و یا مراجعه به برنامه سما
3- تکمیل قسمت مربوط به آموزش کل و ارسال جهت امضاء مدیریت
2. اعلام فراغت از تحصیل
1- دریافت ریزنمرات و فرم های فارغ التحصیلی تایید شده دانشجویان از دانشکده
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
3- بررسی ریزنمرات دانشجو مطابق برنامه درسی و آیین نامه مربوطه
4- بررسی موارد مربوطه اداره امتحانات در برنامه سما
5- تایید مراتب فوق
6- ارسال مدارک دریافتی به اداره ثبت نام و پس از آن به اداره فارغ التحصیلان
3. تمدید اقامت دانشجویان اتباع خارجی
1- دریافت فرم گواهی اشتغال به تحصیل مشتمل بر وضعیت تحصیلی از دانشکده
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی و یا مراجعه به برنامه سما
3- تکمیل فرم ویژه اعلام وضعیت دانشجویان تبعه خارج به وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و ارسال جهت امضاء مدیریت
4. ارسال ریزنمرات دانشجویان به دانشکده ها و موسسات ذیربط
1- دریافت ریزنمرات ارسالی از سوی دانشکده (برای دانشجوی میهمان) و ریزنمرات ارسالی از دانشگاه های مقصد (برای دانشجویان این دانشگاه)
2- اخذ سوابق و بررسی آنها از نظر مفاد معرفی برای میهمانی
3- هماهنگی با اداره ثبت نام در موارد پرداخت شهریه حسب مورد
4- تهیه نامه برای اعلام نمرات تایید شده به موسسه آموزشی مقصد و ارسال برای امضاء مدیریت
5. تهیه گزارش وضعیت تحصیلی دانشجویان برای کمیسیون بررسی موارد خاص دانشگاه
1- وصول دستور برای طرح وضعیت دانشجو در کمیسیون بررسی موارد خاص دانشگاه
2- اخذ پرونده از بایگانی کل و اخذ وضعیت از آموزش دانشکده
3- تهیه گزارش بر اساس محتویات پرونده و وضعیت تحصیلی دانشجو
4- ارسال گزارش تهیه شده برای ملاحظه مدیریت و اخذ نظریه مدیریت
5- تهیه گزارش نهایی و ارسال آن به همراه پرونده به کمیسیون
6. خروج از کشور جهت انجام زیارت
1- دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
3- تهیه مکاتبه به عنوان دفتر حقوقی جهت اخذ تعهد محضری و ارسال جهت امضاء مدیریت
4- دریافت پاسخ دفتر حقوقی مبنی بر اخذ تعهد محضری از دانشجو
5-تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه با رونوشت جهت گذرنامه برای دانشجویان ذکور (برای دانشجویان خانم فاقد گذرنامه به اداره گذرنامه جهت مابقی صدور گواهی قابل ترجمه حسب مورد و درخواست)
7. خروج از کشور جهت انجام امور علمی و نیمه علمی
1- دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
3- استعلام از معاونت پژوهشی دانشگاه در مورد مدارک ارائه شده توسط دائشجو
4- تهیه نامه برای دفتر حقوقی جهت اخذ تعهد محضری (در صورت تایید سفر) و اخذ وثیقه ی ملکی یا بانکی از دانشجو (در صورت عدم تایید سفر از سوی معاونت پژوهشی)
5- دریافت پاسخ دفتر حقوقی مبنی بر اخذ تعهد محضری و یا وثیقه ملکی یا بانکی از دانشجو
6- تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه با رونوشت جهت گذرنامه (و یا تهیه گواهی اشتغال به تحصیل با ارزش ترجمه برای دانشجو) و ارسال برای مدیریت
8. خروج از کشور جهت انجام امور غیر علمی
1-دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل
2- دریافت پرونده از بایگانی آموزش
3- تهیه مکاتبه با دفتر حقوقی جهت اخذ وثیقه ملکی یا بانکی
4- دریافت پاسخ از دفتر حقوقی مبنی بر اخذ وثیقه ملکی یا بانکی
5- تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه برای دانشجویان ذکور (برای دانشجویان خانم فاقد گذرنامه به اداره کل گذرنامه جهت مابقی صدور گواهی قابل ترجمه حسب مورد و درخواست)
9. خروج از کشور جهت سفرهای مطالعاتی جهت دانشجویان مقاطع دکتری (Ph.D) و کارشناسی ارشد در حین تحصیل برای تحقیق، آزمایش یا استفاده از تجربیات سایر کشورها
1- دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
3- استعلام از معاونت پژوهشی دانشگاه در مورد مدارک ارائه شده توسط دانشجو
4- تهیه نامه برای دفتر حقوقی جهت اخذ تعهد محضری (درصورت تایید سفر مطالعاتی) و اخذ وثیقه ملکی یا بانکی از دانشجو (در صورت عدم تائید سفر مطالعاتی از سوی معاونت پژوهشی)
5- دریافت پاسخ دفتر حقوقی مبنی بر اخذ تعهد محضری و یا وثیقه ملکی یا بانکی از دانشجو
6- استعلام از مرکز خدمات آموزشی وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی
7- وصول پاسخ از وزارت متبوع و تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه برای دانشجویان ذکور و برای دانشجویان خانم فاقد گذرنامه به اداره کل گذرنامه (جهت مابقی صدور گواهی قابل ترجمه حسب مورد و درخواست)
10. صدور حکم انصراف و یا اخراج از تحصیل با توجه به گزارش دانشکده و یا بنا به درخواست دانشجو
1- دریافت وضعیت دانشجوی مشمول اخراج و یا انصراف از دانشکده
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
3- بررسی محتوای وضعیت و تطابق آن با محتوای پرونده و آیین نامه آموزشی مربوطه
4- تهیه حکم اخراج و یا انصراف مربوطه و ارسال برای امضاء مدیریت
5-ارسال رونوشت به وزارت متبوع- امور دانشجویی - شخص دانشجو - اداره ثبت نام - رایانه - بایگانی و ارسال رونوشتی از حکم مربوطه به دانشکده جهت ارسال ریزنمرات دانشجوی اخراجی یا انصرافی
11. صدور گواهی برای آزمون مقاطع بالاتر
1- دریافت گواهی وضعیت تحصیلی دانشجو از دانشکده
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
3- بررسی محتوای گواهی با پرونده
4- تکمیل فرم مخصوص شرکت در آزمون مقاطع بالاتر ارسال برای امضاء مدیریت و تحویل تصویری از گواهی امضاء و ثبت شده به دانشجو
12. صدور معرفی جهت پایان نامه، پروژه تحقیقاتی
1- دریافت نامه از دانشکده مربوطه مبنی بر معرفی دانشجو جهت انجام کار پایان نامه در مراکز و ...
2- مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی و یا مراجعه به برنامه "سما"
3-تهیه نامه و ارسال برای امضاء مدیریت
13. ابلاغ آیین نامه ها، دستور العمل ها، بخش نامه های آموزشی و برنامه های درسی رشته های مختلف به دانشکده ها
1- دریافت آیین نامه ها ، برنامه های درسی و دستورالعمل ها از سوی وزارت متبوع
2- تهیه وارسال به منظور ابلاغ موارد فوق به دانشکده ها و سایر گیرندگان مربوطه
.14 بررسی ماموریت آموزشی یا مرخصی بدون حقوق دانشجویان
-1 مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی
-2تطبیق زمان ماموریت با شروع و اتمام دوره تحصیل دانشجو
-3 ارسال نامه جلوگیری از تحصیل به دانشکده مربوطه در صورت اتمام ماموریت آموزشی و یا مرخصی بدون حقوق و ارسال رونوشتی از آن به دانشجو و نیز به محل استخدام دانشجو
-4 اعلام تمدید ماموریت آموزشی و یا مرخصی بدون حقوق بر اساس ارائه درخواست موارد فوق از سوی دانشجو و سازمان استخدامی مربوطه
.15تاسیس و راه اندازی رشته های تحصیلی
-1دریافت فرم های تکمیل شده درخواست راه اندازی و مدارک مربوطه و نظریه شورای آموزشی دانشکده و یا برنامه پیشنهادی رشته (تاسیس رشته) از متقاضی )دانشکده، گروه آموزشی)
-2بررسی مدارک فوق و تهیه گزارش و ارسال به شورای آموزشی دانشگاه ( عودت به متقاضی در صورت نقص(
-3ارسال نظریه شورای آموزشی دانشگاه (در صورت موافقت) و مدارک فوق به شورای دانشگاه (عودت به متقاضی در صورت عدم موافقت شورای آموزشی دانشگاه یا نیاز به بررسی بیشتر(
-4ارسال نظریه شورای دانشگاه (در صورت موافقت) و مدارک فوق به شورای گسترش جهت اخذ مجوز نهایی (عودت به شورای آموزشی دانشگاه و متقاضی در صورت مخالفت و یا نیاز به بررسی بیشتر(
-5دریافت نظر وزارت متبوع (اعم از موافقت و یا مخالفت) و اعلام به متقاضی و پذیرش دانشجو در اولین نیمسال ممکن (درصورت موافقت وزارت متبوع(
16.اعلام وضعیت تحصیلی دانشجویان انصرافی و یا اخراجی که متقاضی اخذ ریزنمرات و سوابق آموزشی خود می باشند.
1- اعلام وضعیت تحصیلی متقاضی به وزارت متبوع
2- وصول پاسخ نامه از طرف وزارت متبوع مبنی بر بلامانع بودن ارائه مدارک به متقاضی
3- معرفی وی به بایگانی تحصیلات تکمیلی جهت اخذ مدارک آموزشی و ارائه اصل ریزنمرات تایید شده به متقاضی
17.اعلام وضعیت تحصیلی دانشجویان شاغل به تحصیل به محل خدمت
1- درخواست وضعیت تحصیلی از محل خدمت دانشجو
2- اخذ وضعیت تحصیلی دانشجو از دانشکده مربوطه
3- ارسال وضعیت مذکور به محل خدمت دانشجو